Вопрос: Сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. Когда нужно сдавать Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 и как заполнять этот отчет?
Ответ: Сотрудник может использовать причитающиеся ему дни отпуска непосредственно перед увольнением. Чтобы получить такой отпуск, сотрудник должен написать заявление.
У данного отпуска две особенности:
днем увольнения считается последний день отпуска,
отозвать заявление об увольнении работник вправе только до начала отпуска.
Следовательно, днем увольнения будет последний день отпуска и произвести окончательный расчет с сотрудником, выдать ему трудовую книжку и все полагающиеся документы необходимо в последний рабочий день перед отпуском. Обусловлено это тем, что фактически именно этот день будет последним рабочим днем сотрудника.
В ситуации, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, можно издать:
два отдельных приказа: на отпуск и об увольнении,
один приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением.
Важно! В любом случае приказ об увольнении в составе приказа на отпуск или отдельно издается до начала отпуска сотрудника.
Форму ЕФС-1 в составе подраздела 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" (далее – Сведения о трудовой деятельности, Сведения) необходимо подавать при заключении и расторжении трудового договора.
Сведения при увольнении сотрудника подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, решения, которые подтверждают прекращение трудовых отношений.
Приказ, в соответствии с которым сотрудник увольняется, будет издан до начала отпуска. Ориентироваться необходимо именно на данный приказ, как на точку отсчета для представления Сведений о трудовой деятельности.
Сведения об увольнении в составе формы ЕФС-1 необходимо подать на следующий рабочий день после издания приказа:
об увольнении,
о предоставлении отпуска с последующим увольнением.
В графе 1 указывается номер п/п, который присваивается каждому отдельному мероприятию.
В графе 2 "Дата" указываются число, месяц, год увольнения.
Так как датой прекращения трудовых отношений будет последний день отпуска, то эту дату необходимо указать в графе 2 Сведений о трудовой деятельности. Если последний день отпуска сотрудника приходится на выходной день, то именно он будет днем увольнения. В этом случае применять правило о переносе срока на следующий рабочий день не следует.
В графе 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ" указывается: "УВОЛЬНЕНИЕ".
В графе 5 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" указываются наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения, если такое имеется.
В графе 6 "Код выполняемой функции" указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности, виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций, состоящее из 5 цифровых знаков в формате "XXXX.X", где:
первые 4 знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ),
пятый знак – контрольное число.
При подаче Сведений о трудовой деятельности в связи с увольнением заполнение графы 6 обязательно.
В графе 7 "Причины увольнения" проставляется один из кодов, указанных в соответствующем классификаторе.
В графе 8 "Наименование документа" подраздела "Основание" указывается наименование документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений: приказ, иного решение или документ страхователя.
При уходе в отпуск с последующим увольнением таким документом будет приказ об увольнении либо приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением.
В графе 9 "Дата" подраздела "Основание" в формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений. Необходимо указать дату соответствующего приказа, совпадает с датой увольнения, указанной в графе 2.
В графе 10 "Номер документа" подраздела "Основание" указывается номер приказа, иного документа. Указывается номер приказа о предоставлении отпуска с последующим увольнением либо номер приказа об увольнении.