Вопрос: Организация перечисляет зарплату на карточки сотрудников через Сбербанк Онлайн, реестры распоряжений на перечисление подписываются электронной подписью. Должна ли организация распечатывать реестры распоряжений, присланные ей со штампом банка? Должны ли руководитель и главный бухгалтер их подписывать?
Ответ: Распечатывать и подписывать реестры распоряжений необходимо только тогда, когда такой порядок закреплен в учетной политике организации.
В действующем законодательстве такого требования нет.
Рассмотрим подробнее.
При переводе денежных средств плательщик может сформировать реестр распоряжений одной группы очередности в адрес нескольких получателей. Распоряжение на перевод или реестр распоряжений подписываются электронной подписью, она заменяет собственноручную подпись.
Порядок получения и использования электронной подписи установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Где говорится, что электронный документ приобретает юридическую силу, только если подписан квалифицированной электронной подписью. Такой документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Исключение являются случаи, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.
Реестры распоряжений подписываются той электронной подписью, которая должна быть аналогом собственноручной подписи, то есть квалифицированной электронной подписью.Следовательно, реестр распоряжений, подписанный квалифицированной электронной подписью, аналогичен бумажному реестру с подписями директора и главного бухгалтера.
Важно! Действующее законодательство никак не обязывает организацию распечатывать данный электронный документ и визировать его подписями директора и главного бухгалтера. Но! Организация может самостоятельно установить такой порядок хранения документов в своей учетной политике. Тогда он уже предусматривает необходимость распечатки реестров распоряжений и подписания их руководителем или главным бухгалтером организации.