Вопрос: Договор с заказчиком заключен и действует с 2016 года, на протяжение всего времени заказчику оказываются услуги. Можно ли уничтожить исходящие акты оказанных услуг, если с клиентом отношения продолжаются и за 5 лет проверок не было?
Ответ: Организации не следует уничтожать акт оказанных услуг. Рассмотрим подробнее почему.
Срок хранения данных бухгалтерского, налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов составляет 5 лет. Отсчет срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская и финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных по правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи), хранятся не менее 5 лет по окончании года, в котором они использовались для составления бухгалтерской и финансовой отчетности в последний раз.
Общие сроки хранения документов, а также период отсчета этих сроков установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
В данном перечне указано, что договоры и акты к ним хранятся в течение 5 лет после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору. Следовательно, если акт выполненных работ относится к договору, который действует в настоящее время, то уничтожить этот акт организация не имеет права.