Вопрос: Финансовое обеспечение из бюджета на выполнение муниципального задания доведено до бюджетного учреждения до конца этого года (с 1 января 2022 г. по 31 декабря 2022 г.). Сотрудник уходит в отпуск с 9 января 2023 г., приказ издан 15.12.2022 г. Поскольку отпускные нужно выплатить за 3 дня, учреждение выплачивает отпускные до 30 декабря 2022 г. Можно ли выплатить отпускные в конце декабря, если финансовое обеспечение на выполнение муниципального задания дано на 2022 год?
Ответ: В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ работодатель выплачивает отпускные сотруднику не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Трехдневный период исчисляется в календарных днях. Если работодатель нарушит это требование, его могут привлечь к административной ответственности. Трудовой кодекс РФ не запрещает производить выплаты заранее.
Например, если трехдневный срок выпадает на выходной или праздничный день, наниматель вправе перевести деньги сотруднику накануне.
Бухгалтерский учет ведется по методу начисления. Результаты операций признаются в учете по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства при расчетах, связанных с операциями.
Для целей бухгалтерского учета расходами признается снижение полезного потенциала активов или уменьшение экономических выгод за отчетный период в результате выбытия или потребления активов, возникновения обязательств, кроме уменьшения, связанного с изъятием имущества собственником.
Следовательно, именно на дату выплаты отпускных работодатель может признать (начислить) в бухгалтерском учете расходы в виде суммы отпускных.
В рассматриваемой ситуации, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника начинается с 09.01.2023, т. е. в первый рабочий день 2023 года, работодатель не успеет рассчитать отпускные, начислить и выплатить их сотруднику в установленные законодательством сроки. Полагаем, если выплата отпускных предполагается в декабре 2022 года, то и начисление необходимо сделать в том же месяце. Такой порядок учреждению следует закрепить в учетной политике.
Учреждения обязаны формировать резерв отпусков. Для формирования резервов предстоящих расходов предназначен счет 401 60.
В отношении сформированных резервов предусмотрены следующие ограничения:
резерв должен использоваться на покрытие тех затрат, в отношении которых он был изначально создан;расходы, в отношении которых сформирован резерв предстоящих расходов, признаются в учете за счет суммы резерва.
Отпускные за счет резерва начисляются в пределах сумм ранее начисленного резерва в полном объеме, т. е. относятся на счет 401 60. Если сумма резерва меньше суммы отпускных, на разницу отражаются расходы текущего финансового года на счете 401 20.
При утверждении графика отпусков следует учитывать установленные законодательством сроки выплаты отпускных, а также планируемый объем выплат, отраженный в плане ФХД на соответствующий год.