Вопрос: Сотрудник учреждения ездил в командировку, при этом аванс не получал. Отчет по факту.
Учреждение применяет решение при направлении сотрудника в командировку с заранее оформлеными документами- выдача аванса, после сотрудник отчитывается и оформляется отчет о расходовании.
Какие документы оформить, если сотрудник не получал аванс, а отчитывается по факту после приезда?
Ответ: Приказом Минфина России установлены электронные формы первичных учетных документов для отражения расчетов с подотчетными лицами. Документы применяют все учреждения с 1 января 2021 г.
Для оформления решения работодателя о направлении сотрудника (подотчетного лица) в служебную командировку и расчета размера командировочных расходов используются:
решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).
Обязательные требования по заполнению решения (ф. 0504512) установлены методическими указаниями. Решение (ф. 0504512) является документом-основанием для принятия обязательств. Если решением предусмотрена выдача аванса подотчетному лицу, то документ служит основанием для принятия денежных обязательств.
Если командировочные расходы возмещаются сотруднику по факту возвращения из командировки, то денежное обязательство принимается по факту утверждения отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), сформированного на основании решения (ф. 0504512).
Формирование решения (ф. 0504512) при направлении сотрудника в командировку обязательно и не зависит от способа финансового обеспечения. Следовательно, даже если сотрудник не получал аванс по командировочным расходам, необходимо оформить решение (ф. 0504512). А уже на основании решения (ф. 0504512) формируется отчет (ф. 0504520).