Вопрос: В организации скопился огромный архив бухгалтерских документов (акты, накладные, счета-фактуры, отчетные документы, ведомости по ОС и т. д.). Какие документы можно уничтожить? Если можно уничтожить, то как правильно это сделать? Какими документами оформить?
Ответ: Для всех первичных документов установлены сроки хранения: в Налоговом кодексе РФ, Федеральным законом № 402, в перечне типовых управленческих архивных документов (утвержден Росархивом).
Документы бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся 5 лет.
Отсчитывается данный срок с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее 5 лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне.
Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, хранятся не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
В Перечне, на который ссылается Закон № 402-ФЗ, установлены следующие сроки хранения:
документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) должны храниться не менее 5 лет;промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность – 5 лет;лицевые счета работников – 50/75 лет;трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 50/75 лет;договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг – 50/75 лет;личные карточки работников – 50/75 лет;счета-фактуры – 5 лет.
Важно! Общий срок хранения документов для бухгалтерского и налогового учета составляет 5 лет. Кроме того, для некоторых документов предусмотрены отдельные сроки хранения.
Документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее 5 лет. Чтобы не ошибиться со сроком, ориентироваться необходимо на максимальный срок хранения. То есть, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее 5 лет.
Процедуру уничтожения документов можно оформить соответствующим образом.
Для уничтожения документов сначала нужно создать постоянно действующую экспертную комиссию приказом руководителя организации. Далее экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителю фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) и оформляется приемо-сдаточная накладная. Экспертная комиссия фиксирует факт уничтожения всех бумаг и составляет акт об уничтожении документов. Акт утверждается руководителем организации. Все документы по утилизации организация хранит в архиве.