Начиная с 2022 года и по сегодняшний день компании переходят на применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) в сфере ЭДО.
При этом некоторые сотрудники организаций и ИП стали возражать против оформления на них электронных доверенностей, объясняя это раскрытием при оформлении МЧД персональных данных, которые подлежат защите и не должны передаваться третьим лицам.
Рассмотрим подробнее опасения сотрудников компаний и есть ли повод для беспокойства со стороны сотрудников компаний.
Страхи и риски сотрудников компаний при оформление МЧД?
К бумажным доверенностям сотрудники компаний уже привыкли и их оформление не вызывает у них вопросов. Но к оформлению МЧД некоторые сотрудники относятся с недоверием и опаской. Самое частое опасение сотрудника, который отказался от оформления МЧД, связано с тем, что в электронных доверенностях раскрывается достаточно много персональных сведений и личной информации. В бумажных доверенностях такого не было. Следовательно, это дает возможность мошенникам получить о сотруднике информацию, которая подлежит правовой защите в соответствии с законом о защите персональных данных. И мошенники могут воспользоваться данной информацией в корыстных целях.
Есть предположения сотрудников, что в единой МЧД будут указывать не только должность и место работы сотрудника, но и номер телефона, адрес электронной почты, домашний адрес и страницу в соцсетях. Конечно же раскрывать такую информацию готов не каждый. Но есть ли повод опасений?
На самом деле все вышеперечисленные опасения не соответствуют действительности. Состав персональных сведений, указываемых в МЧД, практически идентичен тем сведениям, которые указываются при оформлении бумажных доверенностей.
Перечень реквизитов бумажной доверенности:
место совершения доверенности;сведения о представляемом лице;перечень полномочий представителя, на которого оформлена доверенность;срок, на который выдана доверенность;указание на право или запрет передоверия, возможность или запрет последующего передоверия;сведения о сотруднике компании: ФИО, дата и место рождения, место жительства, данные документа, удостоверяющего личность (вид документа, серия, номер, дата выдачи и код органа, выдавшего документ);подпись представляемого лица. Перечень сведений о сотруднике, указанном в МЧД, установлен приказом Минцифры России и приказом ФНС. В МЧД указывают следующую информацию о сотруднике, на которого оформляют электронную доверенность: ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
Важно! Перечни персональных сведений, указываемых в МЧД и бумажной доверенности, практически не отличаются друг от друга. В МЧД указано гражданство, ИНН и СНИЛС, а бумажные доверенности содержат данные о месте рождения и месте жительства сотрудника. Поэтому данный страх о расширении личных сведений сотрудника в МЧД необоснован.
Будут ли вносить в МЧД дополнительные сведения о сотрудниках?
С 1 марта 2024 года утрачивает силу приказ ФНС, который утверждает формат МЧД, используемой при представлении отчетности в налоговые органы и некоторые другие ведомства. В действие будет введена новая МЧД ФНС. Новый формат МЧД ФНС не предполагает расширения действующего объема персональных сведений, указываемых в электронных доверенностях, оформляемых на сотрудников организаций и ИП.
Не предполагает сбора дополнительных сведений и конфиденциальной информации сотрудников и новый формат МЧД СФР, который установлен в соответствии с приказом СФР от 11.10.2023 №2016 и применяется с 7 января 2024 года.
Важно! В МЧД в 2024 году нужно будет указывать только ФИО, СНИЛС и ИНН работника, гражданство, дату рождения и паспортные данные. Никакие дополнительные персональные данные в МЧД раскрываться не будут. Иначе говоря, оформляемые на сотрудников МЧД не будут раскрывать сведения об их должностных обязанностях, номерах телефонов, адресах проживания и электронной почты, семейном и имущественном положении, национальности, доходах, политических взглядах и убеждениях, не имеющие никакого отношения к работе компании, которая оформляет электронную доверенность.
МЧД не может раскрыть о сотруднике те сведения, которые он не желает распространять. Все сведения, необходимые работодателям для оформления МЧД, сотрудники предоставляют при трудоустройстве и заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Никаких дополнительных сведений работодатели от сотрудников более не требуют.
Должен ли работодатель получить согласие сотрудника на передачу персональных данных для оформления МЧД?
Работодателям, оформляющим МЧД на своих сотрудников, необходимо получить согласие сотрудника на передачу своих персональных данных в рамках использования электронной доверенности.
В настоящее время при трудоустройстве сотрудники сразу предоставляют работодателям письменное согласие на обработку персональных данных. Но! Данное согласие не предполагает, что персональные данные сотрудников в составе МЧД будут передаваться для хранения в распределенный реестр ФНС, в реестр оператора ЭДО или контрагентам работодателя.
Следовательно в согласии на обработку персональных данных в разделе с перечнем действий с персональными данными следует отдельно закрепить, что персональные данные сотрудника могут быть использованы в целях оформления на него МЧД и переданы третьим лицам в рамках использования электронной доверенности.
Могут ли злоумышленники получить доступ к МЧД?
Существует еще один повод для опасений сотрудников – это возможная утечка персональных данных при хранении электронной доверенности в распределенном реестре ФНС. Но! Как и в случае с объемом персональных данных, который требуется для оформления МЧД, объективных причин для беспокойства за сохранность этих данных при хранении доверенностей не имеется.
Оформляемые на сотрудников МЧД могут храниться в распределенном реестре ФНС России. Доступ к реестру имеет неограниченный круг лиц. Но это не значит, что любой желающий может получить доступ к конкретной МЧД, оформленной на конкретного сотрудника, и воспользоваться его персональными данными.
Получить доступ к МЧД можно только, если одновременно указать в реестре следующие данные:
ИНН работодателя;ИНН работника;GUID – уникальный код для идентификации электронной доверенности.Получить ИНН работодателя сейчас можно легко, воспользовавшись открытыми реестрами ФНС и другими интернет-сервисами. Зная паспортные данные сотрудника, злоумышленники могут также получить и его ИНН. Но! Подобрать GUID невозможно. Случайный взлом данного кода ввиду его уникальности практически исключен. GUID знают только два лица – работодатель, оформивший МЧД на сотрудника, и его контрагент, которому поступила сформированная электронная доверенность. Другие лица без согласия доверителя получить доступ к электронной доверенности не могут.
По всем вопросам обращайтесь к нам на сайте, в социальных сетях VK, почту info@yarosoft.ru или по телефону 8(4852) 59-45-46.
С уважением к вам и вашему бизнесу, ООО "Ярософт".